Головна Фінансова звітність Інвентаризація - початок складання річного звіту Загальні правила проведення інвентаризації майна та зобовязань
загрузка...

Загальні правила проведення інвентаризації майна та зобовязань

Однією з найбільш необхідних процедур системи внутрішнього контролю є інвентаризація майна і фінансових зобов'язань організації. Вона проводиться у відповідності зі статтею 12 Закону РФ «Про бухгалтерський облік», в якій визначені:

1) цілі інвентаризації;

2) випадки проведення обов'язкових інвентаризацій;

3) порядок регулювання виявлених при інвентаризації розходжень фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризація являє собою прийом бухгалтерського обліку, при якому перевіряється фактична наявність на певну дату. Так, інвентаризація майна - це звірка того, що є у бухгалтера на папері, з тим, що знаходиться у офісі, на складі, у відокремленому підрозділі фірми. Інвентаризація фінансових зобов'язань являє собою звірку заборгованостей, які відображені в бухгалтерському обліку, з даними договорів, актів здачі-приймання, податковими деклараціями і т.д.

При інвентаризації будівель, споруд та іншої нерухомості перевіряється наявність документів, які підтверджують перебування об'єкта у власності організації. При інвентаризації нематеріальних активів - наявність документів, що підтверджують виключне право володіння і користування ними. При інвентаризації непроізведенних активів (земля, надр ресурси та інші непроізведенние активи) слід мати на увазі, що у бюджетних установ земля знаходиться у тимчасовому розпорядженні, тобто вони не є власниками землі, тому ставити її на баланс (прибуткувати) не слід до залучення землі в господарський оборот.

При проведенні інвентаризації матеріальних запасів слід звернути увагу на обладнання та будівельні матеріали для капітального будівництва. Вони не використовуються безпосередньо в основний господарської діяльності установи і можуть бути не враховані при інвентаризації. Інвентаризації підлягають матеріальні запаси, які обліковуються на позабалансових рахунках: перехідні спортивні призи, кубки, бланки суворої звітності.

Інвентаризація розрахунків з банками та іншими кредитними установами, з бюджетом, покупцями, постачальниками, підзвітними особами, працівниками, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами полягає в перевірці обгрунтованості сум, що значаться на рахунках бухгалтерського обліку. При перевірці розрахунків з постачальниками звертають увагу на перевірку розрахунків по товарах сплаченим, але знаходяться в дорозі, а також розрахунків за невідфактурованих постачання.

Основними цілями проведення інвентаризації майна й фінансових зобов'язань організації є:

1) виявлення фактичної наявності майна (як власної, так і не належить організації, але який значиться у бухгалтерському обліку);

2) виявлення товарно-матеріальних цінностей, частково втратили свою первинну якість;

3) зіставлення фактично наявного майна з даними бухгалтерського обліку (виявлення надлишків і недостач);

4) перевірка повноти і правильності відображення в обліку вартості товарно-матеріальних цінностей, сум грошових коштів в касі, на розрахункових та інших рахунках у банках, грошових коштів у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резерву майбутніх платежів і інших статей балансу.

Крім того, інвентаризація дозволяє перевірити дотримання правил і умов зберігання цінностей матеріальних, грошових коштів, ведення складського господарства та реальності даних обліку, утримання та експлуатації машин, обладнання, інших об'єктів основних засобів організації, а також у великій мірі запобігає такі негативні явища, як розкрадання майна працівниками організації.

Дату інвентаризації визначає керівник фірми за погодженням з бухгалтером. Зазвичай її проводять за станом на 1 жовтня або 1 грудня звітного року. До цього терміну бухгалтер повинен встигнути підготувати документи для інвентаризаційної комісії, і у нього буде час, щоб внести виправлення в облік до здачі річного балансу. Встановлений керівником порядок проведення інвентаризації повинен бути закріплений в обліковій політиці організації.

Чинним законодавством не заборонено проведення інвентаризації на будь-яку зручну для організації дату (наприклад, на 3 жовтня або 25 грудня). Однак найбільш доцільно призначати датою початку інвентаризації 1 число місяця, оскільки саме на цю дату за загальновстановленими порядку виводиться сальдо по всіх синтетичних і аналітичних рахунках бухгалтерського обліку. Це означає, що формуються дані для складання слічітельних відомостей та виявлення результатів інвентаризації.

Якщо ж буде призначено не на 1 число місяця, а наприклад, на 3 грудня, то виникає необхідність розрахунку на цю дату проміжних підсумків оборотів і сальдо по рахунках, на яких обліковуються інвентарізуемие в даному конкретному випадку майно або фінансові зобов'язання.

Крім планових інвентаризацій, що проводяться по заздалегідь затвердженим графіком, організація може проводити і позапланову інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей. Такі інвентаризації називаються раптовими і дозволяють застати зненацька недбайливих матеріально відповідальних осіб. Вони можуть бути суцільними або вибірковими. Проводяться вони за планом-графіком, затвердженим керівником підприємства. План-графік проведення раптових інвентаризацій зберігається у керівника або головного (старшого) бухгалтера підприємства.

Раптові перевірки повинні проводитися в першу чергу:

1) у знову прийнятих на роботу матеріально відповідальних осіб;

2) при утворенні і зростанні наднормативних запасів товарно-матеріальних цінностей;

3) при встановленні фактів порушень правил приймання, зберігання, реалізації цінностей.

За рішенням керівника може проводитися і вибіркова інвентаризація, в ході якої перевіряється будь-яка частина майна. Це можуть бути товарно-матеріальні цінності, що належать до одного матеріально відповідальній особі або знаходяться в одному місці (на складі або в офісі).

Вибірковою інвентаризації, насамперед, піддаються дефіцитні і дорогі товари і цінності. Вказані перевірки та інвентаризації здійснюються за розпорядженням керівника працівниками інвентаризаційних груп, що перебувають у штаті підприємства або спеціальними комісіями, до складу яких включаються посадові особи, які добре знають товарно-матеріальні цінності, облік і звітність.

Вибіркова інвентаризація може проводитися при отриманні відмови постачальника в задоволенні претензії за недовантаження товарів або при одержанні претензії покупця на недовантаження товарів. У цьому разі слід перевірити ті товари, по яких заявлені вказані претензії.

Основним завданням вибіркових інвентаризацій в міжінвентаризаційний період є здiйснення контролю за збереженням цінностей, виконанням правил їх зберігання, дотримання матеріально відповідальними особами встановленого порядку первинного обліку.

Основними джерелами, що регламентують порядок і умови інвентаризації, є Федеральний закону від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», Положення по веденню бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ, затверджене Наказом Міністерства фінансів РФ від 29 липня 1998 № 34н, Методичні вказівки по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затверджені Наказом Міністерства фінансів РФ від 13 червня 1995 № 49, Положення по бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів РФ від 6 липня 1999 № 43н.

Постановою Держкомстату РФ від 18 серпня 1998 № 88 затверджені такі уніфіковані форми первинної документації з обліку результатів інвентаризації:

1) форма № инв-1 «Інвентаризаційний опис основних засобів»;

2) форма № инв-1а «Інвентаризаційний опис нематеріальних активів»;

3) форма № инв-2 «Інвентаризаційні ярлик»;

4) форма № инв-3 «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей»;

5) форма № инв-4 «Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей відвантажених»;

6) форма № инв-5 «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання»;

7) форма № инв-6 «Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться в дорозі»;

8) форма № инв-8 «Акт інвентаризації дорогоцінних металів і виробів з них»;

9) форма № инв-8а «Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, які містяться в деталях, напівфабрикатах, складальних одиницях (вузлах), обладнанні, приладах та інших виробах»;

10) форма № инв-9 «Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів і виробів з них»;

11) форма № инв-10 «Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів»;

12) форма № инв-11 «Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів»;

13) форма № инв-15 «Акт інвентаризації готівкових грошових коштів»;

14) форма № инв-16 «Інвентаризаційний опис цінних паперів та бланків документів суворої звітності»;

15) форма № инв-17 «Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами»;

16) форма № И НЬОМУ 8 «Слічітельная відомість результатів інвентаризації основних засобів»;

17) форма № инв-19 «Слічітельная відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей»;

18) форма № инв-22 «Наказ (постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації»;

19) форма № инв-23 «Журнал обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) про проведення інвентаризації»;

20) форма № инв-24 «Акт о контрольної перевірки правильності проведення інвентаризації цінностей»;

21) форма № инв-25 «Журнал обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій».

Інвентаризації підлягає все майно організації незалежно від його місцезнаходження і всі види фінансових зобов'язань. Крім того, інвентаризації підлягають виробничі запаси й інші види майна, що не належать організації, але значаться в бухгалтерському обліку (що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), а також майно, не враховане з яких-небудь причин.

Інвентаризація має дуже велике значення. Наведемо такий приклад.

ПРИКЛАД Склад і вартість включається до складу підприємства майна повинні бути визначенні ни в договорі продажу підприємства на основі його повної інвентаризації.Причому така інвентарі зація повинна проводитися відповідно до нормативно встановлених правил.

До того, як договір продажу підприємства буде підписаний, повинні бути складені акт Інвента різаціі, бухгалтерський баланс, висновок незалежного аудитора про склад і вартість підприєм ку, а також перелік всіх боргів (зобов'язань), що включаються до складу підприємства, з зазначенням кре діторов, характеру , розміру та термінів їх вимог.Ці документи повинні бути розглянуті сторонами до підписання договору купівлі - продажу підприємства.

Інвентаризація майна, що входить до складу підприємства, є підставою для визначенні ня ціни підприємства.Ціна має найважливіше значення в договорі продажу підприємства.Саме з цього інші істотні умови договору купівлі - продажу підприємства є умова про ціну.Хоча це прямо і не передбачено нормами, що регламентують продаж підприємства, проте тут застосовують норми про продаж нерухомості, то відповідне правило, що міститься в статті 555 ГКРФ, можна застосувати і при продажу підприємства.

У ході інвентаризації може бути виявлена дебіторська заборгованість організацій за попередні роки.

ПРИКЛАД У результаті річної інвентаризації, проведеної наприкінці 2006 р., Був виявлений дебіторська заборгованість за 2003 р.Чи є списання даної дебіторської заборгованості правом або обов'язком організації?

Позовна давність у відповідності зі ст.195 Цивільного кодексу визнається строк для захисту права за позовом особи, право якої порушено.Відповідно до положень ст.196 ЦК України загальний строк позовної давності становить три роки.Обчислення строку позовної давності здійснюється за правилами гл. 11 і 12 ГК РФ. Таким чином, дебіторська заборгованість, зазначена в даному випадку, є простроченою і підлягає списанню.

На підставі п.12 Положення по бухгалтерському обліку «Витрати організації» ПБУ 10/99, затверджений ного Наказом Мінфіну Росії від 6 травня 1999№ ЗЗн, суми дебіторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, є іншими витратами.В інші витрати така заборгованість вклю чає в сумі, в якій вона була відображена в бухгалтерський облік організації (п.14.3 ПБУ 10/99).

Таким чином, списати прострочену заборгованість дебіторську організація повинна відразу, як тільки закінчиться термін позовної давності за нею.

Списання дебіторської заборгованості, за якою минув термін позовної давності, передбачено п.77 Положення за ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федера ції, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34 н.Списання виконується на підставі даних проведеної інвентаризації і розпорядження керівника організації.

Інвентаризація є засобом контролю і виступає в якості необхідного доповнення до документації господарських операцій. У ході інвентаризації перевіряється наявність матеріальних цінностей та грошових коштів, що знаходяться на зберіганні у матеріально відповідальних осіб, умови їх зберігання, місце розташування і порядок використання.

Інвентаризації відповідно до Федерального закону «Про бухгалтерський облік» є обов'язковими:

1) при складанні ності;

2) у разі зміни матеріально відповідальних осіб на день прийому-передачі справ;

3) після пожежі або стихійних лих негайно після закінчення пожежі чи стихійного лиха;

4) при встановленні фактів втрати майна (внаслідок крадіжок, пограбувань, розкрадань або зловживань, а також псування майна) негайно після встановлення цих фактів і т.д.

Матеріали інвентаризації широко використовуються під час проведення судово-бухгалтерської експертизи, яка досліджує виробничу і фінансово-господарську діяльність, безгосподарність і інші негативні явища, відображені в бухгалтерському обліку і звітності та які стали об'єктом розслідування правоохоронних органів.

Використання судово-бухгалтерської експертизи пов'язано з тим, що вона обгрунтовує свої висновки документально достовірні дані, які відображені в бухгалтерському обліку. Документами оформляються всі господарські операції безпосередньо у момент їх вчинення та на місці їх здійснення. Дані бухгалтерського обліку є достовірними і мають юридичну силу, тому що вони строго задокументовані.

Відповідно до Федерального закону від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» первинні документи служать підставою для ведення бухгалтерського обліку і повинні містити такі обов'язкові реквізити, що надають їм юридичну силу:

1) найменування документа;

2) дату складання документа;

3) найменування організації, від імені якої складений документ;

4) зміст господарської операції в натуральному і грошовому виразі;

5) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6) особисті підписи зазначених осіб.

Наявність цих реквізитів призводить до того, що в разі вчинення розкрадань і фальсифікацій у даних бухгалтерського обліку обов'язково залишаються «сліди», виявити які можна тільки за допомогою даних дослідження бухгалтерського обліку.

Дослідження «слідів» правопорушення здійснюється за допомогою аналізу даних, відображених в бухгалтерській документації. Тому предмет судово-бухгалтерської експертизи становить досліджуваний експертом спосіб ведення бухгалтерського обліку, встановлення незвичайних умов і прийомів здійснення господарських операцій і записів з одночасним визначенням місця, часу, механізму, способу, якісної і кількісної характеристик викривлення облікових даних.

Для правильній організації слідства і судового розгляду у кримінальних справах, пов'язаних з розкраданнями та іншими економічними злочинами, залучаються фахівці в галузі бухгалтерського обліку, бухгалтери-експерти - для проведення судово-бухгалтерської експертизи.

За допомогою судово-бухгалтерської експертизи можна:

1) виявити наявність фактичних даних, пов'язаних з нестачею або лишки товарно-матеріальних цінностей і сумою матеріальних збитків;

2) конкретизувати коло осіб, за якими за документальними даними в період утворення нестачі чи надлишків значилися товарно-матеріальні цінності або грошові кошти, а також осіб, які зобов'язані забезпечувати виконання вимог бухгалтерського обліку та контроль, недотримання яких встановлено в ході проведення експертизи;

3) виявити порушення в організації ведення бухгалтерського обліку та контролю, які сприяли його своєчасному виявленню;

4) встановити умови, які сприяли вчиненню зловживань, і розробити пропозиції, спрямовані на боротьбу з ними, і т.д.

При розслідуванні злочинів у сфері економіки для виробництва судово-бухгалтерської експертизи можуть залучатися не тільки штатні працівники установ судово-бухгалтерської експертизи, але і позаштатні висококваліфіковані фахівці з бухгалтерського обліку (аудитори, ревізори).

Процесуальні повноваження експерта-бухгалтера встановлені кримінально-процесуальним та цивільним процесуальним законодавствами. Експерт-бухгалтер зобов'язаний з'явитися за викликом слідства чи суду, ознайомитися з пред'явленої йому документацією і, використовуючи свої знання, вивчити і дослідити пред'явлені йому матеріали, дати об'єктивний висновок з питань, поставлених перед ним слідчим чи судом.

Експерт-бухгалтер не має права:

1) приймати до провадження експертизи без письмового вказівки керівництва експертної установи;

2) проводити ревізію, брати участь в інвентаризації і т.д.

Судово-бухгалтерська експертиза призначається прокурором, слідчим або судом. Призначення оформляється постановою, в якому зазначаються:

1) підстави для призначення експертизи;

2) прізвище експерта-бухгалтера, якому доручається її виробництво;

3) перелік питань, які покликана вирішити судово-бухгалтерська експертиза;

4) перелік матеріалів, наданих у розпорядження експерта-бухгалтера для експертного дослідження.
Одним з найважливіших джерел, що використовуються бухгалтером-експертом при проведенні експертизи, являють
ся матеріали інвентаризації, до яких відносяться:

1) накази або розпорядження про проведення інвентаризації та склад інвентаризаційної комісії;

2) інвентаризаційні описи або акти;

3) письмові пояснення матеріально відповідальних осіб за результатами інвентаризації,

4) рішення (протоколи, які накази, розпорядження та інші документи) з опрацювання та затвердження результатів інвентаризації.

З метою проведення інвентаризації організаціями є юридичні особи за законодавством Російської Федерації (крім банків), включаючи організації, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

Майном організації визнаються основні засоби, нематеріальні активи, фінансові вкладення, виробничі запаси, готова продукція, товари, інші запаси, грошові кошти та інші фінансові активи, а під фінансовими зобов'язаннями - кредиторська заборгованість, кредити банків, позики і резерви.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням і матеріально відповідальній особі.

Відповідно до Положення про бухгалтерський облік та звітності в Російській Федерації проведення інвентаризацій обов'язково:

при передачі майна організації в оренду, викуп, продажу, а також у випадках, передбачених законодавством при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року.

Інвентаризація основних засобів може проводитися один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років. У районах, розташованих на Крайній Півночі та прирівняних до них місцевостях, інвентаризація товарів, сировини і матеріалів може проводитися в період їх найменших залишків;

при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

при встановленні фактів розкрадань або зловживань, а також псування цінностей;

у разі стихійних лих, пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

при ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного (розподільчого) балансу та в інших випадках, передбачених законодавством України або нормативними актами Міністерства фінансів Російської Федерації.

При колективної (бригадної) матеріальної відповідальності інвентаризації проводяться при зміні керівника колективу (бригадира), при вибутті з колективу (бригади) більше п'ятдесяти відсотків його членів, а також на вимогу одного або кількох членів колективу (бригади).

Процес інвентаризації можна розділити на кілька етапів.

Етап перший - підготовчий. Цей етап включає в себе наступні заходи:

1) підготовка наказу про проведення інвентаризації;

2) формування інвентаризаційної комісії;

3) визначення термінів проведення та видів інвентарізуемого майна;

4) отримання розписок від матеріально відповідальних осіб.

На другому етапі відбувається зважування, обмірювання, підрахунок, виявлення й перевірка фактичної наявності майна і зобов'язань, а також складання інвентаризаційних описів.

Третій етап - це зіставлення даних інвентаризаційних описів з даними бухгалтерського обліку. На цьому етапі виявляються розбіжності, складаються слічітельние відомості та визначаються причини розбіжностей.

І, нарешті, четвертий (заключний) етап - оформлення результатів інвентаризації. На цьому етапі дані бухгалтерського обліку приводяться у відповідність з результатами інвентаризації, особи, винні у неправильному облік майна, притягуються до адміністративної відповідальності.

Підприємства роздрібної і оптово-роздрібної торгівлі, а також склади (бази) вирішується закривати для проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків на термін не більше 3-х днів.

Перед початком інвентаризації перш за все слід оформити наказ керівника про проведення інвентаризації, зареєструвати його в журналі. Для цих документів передбачені спеціальні форми - № інв-22 і № инв-23.

У наказі про проведення інвентаризації вказується зміст, обсяг, порядок і строки проведення інвентаризації, а також персональний склад інвентаризаційної комісії.

ПРИКЛАД Наказ № 65

по ТОВ «Мак» від 18 грудня 2006

Для проведення інвентаризації в організації призначається інвентаризаційна комісія у складі:

1. Голова - заступник генерального директора ТОВ «Мак» Антонов Олександр Петрович.

2. Члени комісії: старший бухгалтер Мечникова Віра Олексіївна, менеджер по програмах Окунєв Валерій Сергійович.

Інвентаризації підлягають: основні засоби, кошти в касі організації, фінансову совие зобов'язання.

До інвентаризації приступити 23 грудня 2006 І закінчити 25 грудня 2006

Причина інвентаризації: підготовка до складання звітності (контрольна перевірка, зміна матеріально відповідальних осіб і т. д.).

Матеріали з інвентаризації здати в бухгалтерію 29 грудня 2006

Генеральний директор ТОВ «Мак» П. Н. Герасимов

Наказ про проведення інвентаризації може містити як додаток план проведення інвентаризації, який визначає терміни закінчення інвентаризації, розмежовує обов'язки між членами робочих комісій. Крім того, організація на етапі підготовки до проведення інвентаризації може розробити відповідні внутрішні документи. Це можуть бути, наприклад:

1) правила з докладним описом дій членів робочих комісій при перевірці наявності та стану майна підприємства;

2) порядок врегулювання претензій до роботі інвентаризаційних комісій;

3) форми первинних документів для оформлення результатів інвентаризації.

Для проведення інвентаризації в організації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. При великому обсязі робіт для одночасного проведення інвентаризації майна і фінансових зобов'язань створюються робочі інвентаризаційні комісії. При малому обсязі робіт і наявності в організації ревізійної комісії проведення інвентаризацій допускається покладати на неї.

Комісія готує і забезпечує інвентаризацію, інструктує членів робочих інвентаризаційних комісій, проводить контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період. Також вона перевіряє правильність виведення результатів інвентаризацій, обгрунтованість запропонованих заліків по пересортиці цінностей на базах, складах, у коморах, цехах, на будівельних дільницях та в інших місцях їх зберігання. При необхідності (наприклад, у разі виявлення серйозних порушень правил проведення інвентаризації) комісія проводить (за дорученням керівника підприємства) повторні суцільні інвентаризації та вносить пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування ТМЦ.

Персональний склад постійно діючих і робочих інвентаризаційних комісій затверджує керівник організації. Документ щодо складу комісії (наказ, постанову, що розпорядження) (додаток № 1 до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань) реєструють у книзі контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації (додаток № 2 до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань).

В склад інвентаризаційної комісії включаються представники адміністрації організації, працівники бухгалтерської служби, інші фахівці (інженери, економісти, техніки і т. Д.). У неї також можуть входити представники служби внутрішнього аудиту організації, незалежних аудиторських організацій. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Відповідно до пункту 2.4 Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансові зобов'язання до початку перевірки фактичної наявності майна інвентаризаційної комісії слід отримати останні на момент інвентаризації прибуткові та видаткові документи або звіти про рух матеріальних цінностей та грошових коштів. Перед початком проведення інвентаризації членам робочих інвентаризаційних комісій вручається наказ про проведення інвентаризації та склад комісії, а головам комісій - пломбір контрольний.

Бухгалтер зобов'язаний представити комісії дані бухгалтерського обліку, в яких зафіксовані перелік та вартість майна фірми. У регістрах обліку повинні бути наступні дані:

- Дата і найменування тієї або іншої господарської операції;

- Її сума;

- Залишки по рахунках бухгалтерського обліку на початок та кінець року.

На підставі цих документів комісія визначає вартість майна і зобов'язань фірми до початку інвентаризації. Ці дані заносять в інвентаризаційні описи та акти (графа «За даними бухгалтерського обліку»). Інвентаризаційний опис (акт) - це документ, у якому відображають результати інвентаризації. Для кожного виду майна оформляють свою форму. Наприклад, під час інвентаризації готівки заповнюють акт за формою № інв-15, товарів або матеріалів - опис за формою № інв-3 і т.д.

Опис підписують всі члени комісії та працівники, відповідальні за збереження майна. Якщо в документі не буде хоча б однією необхідною підпису, результати інвентаризації можуть визнати недійсними. Опис зберігають в архіві фірми не менше п'яти років.

Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, прикладені до реєстрів (звітів), з вказівкою «до інвентаризації на «...»( дата)», що має служити бухгалтерії підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.

Матеріально відповідальні особи дають розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на майно здані в бухгалтерію або передані комісії і всі цінності, які надійшли на їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули списані за видатками. Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми на придбання або доручення на отримання майна.

Відомості про фактичну наявність майна та реальності врахованих фінансові зобов'язання записуються в інвентаризаційні описи або акти інвентаризації не менш ніж у двох примірниках. Зразкові форми описів та актів наведено в додатках № 6-19 до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань.

Інвентаризаційна комісія забезпечує повноту і точність внесення до опису даних про фактичні залишки основних засобів, запасів, товарів, грошових коштів, іншого майна і фінансових зобов'язань, правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації. Фактична наявність майна при інвентаризації визначають шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру.

Керівник організації повинен створити умови, що забезпечують повну і точну перевірку фактичної наявності майна у встановлені терміни (забезпечити робочою силою для перевешивания і переміщення вантажів, технічно справним ваговим господарством, вимірювальними та контрольними приладами, мірної тарою).

Перш ніж приступити до перевірки фактичної наявності майна, робоча інвентаризаційна комісія зобов'язана опломбувати підсобні приміщення, підвали та інші місця зберігання коштовностей, що мають окремі входи і виходи, перевірити справність всіх ваг і вимірювальних приладів і дотримання встановлених термінів їх клеймування. Ваги перевіряються на стійкість, чутливість і точність зважування.

За матеріалами і товарами, що зберігаються в непошкодженому упаковці постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) частини цих цінностей. Визначення ваги (або об'єму) навалочних матеріалів допускається проводити на підставі обмірів і технічних розрахунків.

При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості схилом ведуть роздільно один з членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа. У кінці робочого дня (або після закінчення зважуванню) дані цих відомостей звіряє, і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірів, технічні розрахунки та відомості схилом докладають до опису.

Інвентаризаційні описи можуть бути заповнені як з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і ручним способом. При використанні ручного способу опису заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко і ясно, без помарок і підчисток. Найменування інвентарізуемих цінностей і об'єктів, їх кількість вказують в описах за номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.

На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т. д.) Ці цінності показані.

Виправлення помилок здійснюється в усіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і проставлення над закресленими правильних записів. Виправлення повинні бути обумовлені і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальними особами.

В описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються. На останній сторінці опису має бути зроблено відмітку про перевірку цін, Таксировка і підрахунку підсумків за підписами осіб, що проводили цю перевірку.

Перевірка фактичної наявності майна здійснюється за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. При перевірці фактичної наявності майна у випадку зміни матеріально відповідальних осіб прийняв майно розписується в описі в одержанні, а той, хто здав - в здачі цього майна.

Для підтвердження фактичної наявності майна на складах сторонніх організацій необхідно в ході інвентаризації отримати підтвердження від цих організацій у вигляді розписок. Така вимога пояснюється тим, що основною метою інвентаризації є перевірка фактичної наявності майна. Документи, оформлені, наприклад, рік тому по суті є слабким підтвердженням того, що і в момент інвентаризації знаходиться в цілості й схоронності в особи, якій передано майно за договором оренди або зберігання, в довірче управління або господарське відання.

ПРИКЛАД Організація, якій було передано майно, могла ліквідуватися, майно міг ло бути знищено в результаті нещасного випадку або втрачені в результаті протиправних дей наслідком третіх осіб і т. Д.

У разі виявлення в ході інвентаризації фактів неможливості отримання майна, що знаходиться в іншій організації, необхідно вжити заходів до стягнення з винних вартості цього іму вин через суд або в позасудовому порядку.

Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. Наприкінці описи матеріально відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку комісією майна в їх присутності, про відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття перерахованого до опису майна на відповідальне зберігання.

На майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні, орендоване або отримане для переробки, складаються окремі описи.

Якщо інвентаризація майна проводиться протягом декількох днів, то приміщень, де зберігаються матеріальні цінності, при догляді інвентаризаційної комісії повинні бути опечатані. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (в обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися у ящику (шафі, сейфі) у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Хотілося б ще раз підкреслити важливість правильного оформлення документів - це дозволить у подальшому уникнути безлічі як дрібних непорозумінь, так і великих неприємностей.

У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і т. П.) Заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія здійснює перевірку зазначених фактів та в разі їх підтвердження проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку.

Для оформлення інвентаризації необхідно застосовувати форми первинної облікової документації з інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, наведені в додатках № 6-19 до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань (наказ Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. № 49), або форми, розроблені міністерствами, відомствами. Зокрема, за інвентаризації робочої худоби і продуктивних тварин, птиці, бджолосімей, багаторічних насаджень, розплідників застосовуються форми, затверджені Міністерством сільського господарства і продовольства Російської Федерації для сільськогосподарських організацій (наказ Мінсільгосппроду РФ від 25 вересня 1995 р. № 271, при інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості підприємств та організацій житлово-комунального комплексу - форми, затверджені наказом Держбуду РФ від 21 квітня 2003 р. № 142, при інвентаризації майна платників податків при податковій перевірці - форми, затверджені наказом Мінфіну РФ № 20н, МНС РФ № ГБ-3-04 / 39 від 10 березня 1999 р. і т.д.).

Після закінчення інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації. Їх слід проводити за участю членів інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб обов'язково до відкриття складу, комори, секції і т. п., де проводилася інвентаризація. Результати контрольних перевірок оформляються актом, форма якого міститься у додатку № 3 до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, і реєструються в книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій, наведеному в додатку № 4 до Методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань.

У міжінвентаризаційний період в організаціях з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей у місцях їх зберігання та переробки. Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які проводяться в міжінвентаризаційний період, здійснюються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника організації.

Одночасно з інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей бухгалтерія підприємства повинна перевірити записи з усіх відповідних рахунках в зіставленні з кореспондуючими рахунками. Наприклад, за основними засобами необхідно встановити, чи всі об'єкти, прийняті в експлуатацію, числяться в обліку; за товарно-матеріальними цінностями - чи надійшли цінності оприбутковані, а ті, що вибули списані і відображені в обліку; по незавершеному виробництву - чи всі витрати списані на випущену продукцію і т.д.